Для современного бизнеса сотрудничество с самозанятыми исполнителями – это часто выгодное и гибкое решение. Они позволяют оптимизировать расходы на персонал, получить доступ к узкопрофильным специалистам и упростить ведение отчетности.
Чтобы это сотрудничество действительно приносило пользу и не обернулось серьезными проблемами с налоговой службой, необходимо учитывать ряд важных нюансов. Главный риск – переквалификация отношений в трудовые, что повлечет за собой доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафы и пени.
Как безопасно сотрудничать с самозанятым
- Убедитесь в статусе исполнителя.
- Проверьте историю занятости.
- Заключите грамотный договор ГПХ.
- Организуйте процедуру оплаты и документацию.
- Соблюдайте независимость исполнителя.
Плюсы сотрудничества с самозанятыми
- Значительная экономия на налогах и страховых взносах.
- Минимизация бюрократии и отчётности.
- Гибкость и простота прекращения сотрудничества.
Минусы и риски сотрудничества с самозанятым
- Высокий риск переквалификации отношений в трудовые.
- Повышенное внимание налоговых органов.
- Риск потери статуса самозанятого исполнителем.
- Необходимость корректировки отчётности.
Ограничения при работе с самозанятыми
Нанимателям следует учитывать несколько важных ограничений при взаимодействии с самозанятыми.
Во-первых, необходимо контролировать, чтобы доход самозанятого от сотрудничества с ними не превышал 2,4 миллиона рублей в год.
Во-вторых, запрещено привлекать в качестве самозанятых лиц, которые в данный момент являются сотрудниками компании, или тех, кто уволился из неё менее двух лет назад. Нарушение этих правил грозит нанимателю обязанностью доплатить НДФЛ и страховые взносы с выплаченных вознаграждений.
Прочие ограничения, установленные статьей 6 Федерального закона № 422, касаются непосредственно самих самозанятых, а не их заказчиков. Например, самозанятым запрещено перепродавать чужие товары или сдавать в аренду коммерческую недвижимость. Если налоговая инспекция выявит подобные нарушения, вся ответственность и последствия будут возложены на самого самозанятого.
Проверка статуса самозанятого
Важно проверять статус самозанятого контрагента. Если исполнитель прекратит регистрацию, но продолжит предоставлять поддельные чеки, заказчик будет обязан уплатить за него налоги как за обычное физическое лицо. Во избежание подобных рисков рекомендуется подтверждать статус самозанятого перед каждой сделкой.
Существует два основных способа проверки:
- На сайте ФНС: Бесплатно на официальном сайте налоговой службы, указав ИНН самозанятого.
- По чеку: Самозанятый обязан выдавать чек после каждой выполненной работы или услуги. В чеке всегда указывается статус плательщика налога на профессиональный доход.
Заключение договоров с самозанятыми: правила и нюансы
Законодательство не обязывает заключать письменный договор с самозанятым. Единственным обязательным документом, который должен предоставить исполнитель, является чек за каждую полученную оплату. Тем не менее, договор крайне рекомендуется. Он обеспечивает юридическую защиту для обеих сторон, чётко регламентирует права и обязанности, и служит надёжной основой для разрешения возможных споров, в том числе в судебном порядке.
Основные требования к договору с самозанятым:
- Указание статуса: Важно чётко прописать статус контрагента как плательщика налога на профессиональный доход (НПД), а не просто как физического лица или ИП. Это подтверждает, что исполнитель самостоятельно уплачивает налог и, соответственно, освобождает заказчика от необходимости уплачивать за него страховые взносы.
- Уведомление о смене статуса: Необходимо предусмотреть условие, обязывающее самозанятого уведомлять заказчика в установленный срок о потере статуса плательщика НПД. За неуведомление рекомендуется установить штрафные санкции, например, в виде компенсации суммы НДФЛ, которую заказчику придётся уплатить.
Особенности заключения отдельных видов договоров с самозанятыми:
Договор подряда и оказания услуг: Если вы планируете компенсировать издержки самозанятого, убедитесь, что эти суммы чётко прописаны в договоре. Самозанятый должен выдать чек на полную сумму оплаты, включая компенсации, и уплатить с неё налог. Этот чек служит подтверждением ваших расходов. В противном случае (если компенсации не указаны в договоре и чеке), вам придётся удержать с них НДФЛ.
Договор аренды: Самозанятые могут сдавать в аренду только жилую недвижимость. Аренда коммерческих помещений или апартаментов для них недоступна. Ограничений по аренде движимого имущества (например, автомобиля или оборудования) нет.
Посреднические и агентские договоры: Самозанятый не может выступать посредником или агентом от вашего лица. Если такой договор заключается, посредником должны быть вы (например, реализуя товар самозанятого по его поручению). Единственное исключение – роль курьера, который доставляет товар и принимает оплату через онлайн-кассу, зарегистрированную на ваше имя.
Договор перевозки: Заключение договора перевозки с самозанятым возможно только при наличии у него статуса индивидуального предпринимателя (ИП). Согласно Федеральному закону № 259 (п. 13 ст. 2), перевозчиком может быть исключительно юридическое лицо или ИП.
Как корректно оплачивать услуги самозанятого
Работа с самозанятыми — это удобный и выгодный способ получения услуг. Однако, чтобы избежать проблем с банком и налоговой, важно правильно оформить платежи и документы.
Способы оплаты и их прозрачность
Самый безопасный и прозрачный способ — это оплата по банковским реквизитам. При таком переводе обязательно укажите:
- ФИО самозанятого;
- ИНН самозанятого;
- БИК банка получателя;
- Номер счёта самозанятого;
- Подробное назначение платежа (например, «оплата самозанятому за услуги по разработке проектной документации по договору № 1 от 01.09.2024»).
Этот метод делает ваши расчеты максимально прозрачными для банка и налоговой службы.
Другие законные способы оплаты — наличными, переводом на банковскую карту или электронные кошельки — также допустимы. Однако они могут вызвать вопросы у банка. Финансовые организации внимательно следят за тем, чтобы предприниматели не подменяли трудовые отношения договорами ГПХ. При простом переводе на карту банк вправе запросить у вас договор с самозанятым.
Чек от самозанятого
Независимо от выбранного способа оплаты, основным подтверждением ваших расходов является чек из приложения «Мой налог». Самозанятый обязан предоставить его за каждую полученную оплату.
Сроки выдачи чека:
- При оплате наличными или электронными средствами — сразу после получения денег.
- При безналичных расчётах — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.
Юридическая сила. Чек может быть выслан вам в электронном виде или распечатан на бумаге – оба варианта имеют одинаковую юридическую силу. Распечатывать электронные чеки для отчётности не требуется.
Важно: Отсутствие чека от самозанятого, согласно статье 15 Федерального закона № 422-ФЗ, лишает вас возможности уменьшить налоговую базу на сумму этих расходов.
Подтверждение выполнения работ или услуг
Акт выполненных работ. Этот документ подтверждает, что самозанятый действительно выполнил работу или оказал услугу.
Чек. Чек, в свою очередь, подтверждает факт получения самозанятым оплаты от вас.
Счёт на оплату. Если вам требуется предварительный счёт, самозанятый может сформировать его также в приложении «Мой налог».
Учёт расходов для ООО и ИП. Организации (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), оплачивающие услуги самозанятых, учитывают эти операции как расходы в своей бухгалтерии.
Основание для учёта. Подтверждением таких операций и основанием для учёта расходов являются чеки, полученные от самозанятого.
Налоги и взносы за самозанятого
Одно из главных преимуществ работы с самозанятыми для заказчика — это отсутствие обязанности уплачивать за них НДФЛ и страховые взносы. Самозанятые самостоятельно платят налог на профессиональный доход.
Важное исключение (правило двух лет): Согласно 422-ФЗ, если ваш контрагент ранее был вашим штатным сотрудником и с момента его увольнения прошло менее двух лет, договор с ним будет рассматриваться как договор с обычным физическим лицом. В этом случае вы обязаны будете удержать НДФЛ и начислить страховые взносы за такого человека. Это сделано для предотвращения злоупотреблений и массового перевода сотрудников в самозанятые с целью экономии на налогах.
Работа с самозанятыми: как избежать претензий налоговой и банков
Налоговые органы и банки внимательно отслеживают случаи, когда компании и ИП используют договоры с самозанятыми для маскировки трудовых отношений, пытаясь сэкономить на налогах и страховых взносах. Чтобы избежать повышенного внимания и потенциальных рисков, важно соблюдать следующие правила:
Правильное оформление договоров
Договор с самозанятым должен чётко отражать гражданско-правовые отношения. Избегайте формулировок, свойственных трудовым договорам.
Помните: самозанятый — это ваш контрагент, а не подчинённый. В документе не должно быть упоминаний о графике работы, внутреннем трудовом распорядке, "зарплате", отпусках или премиях. Вместо этого ясно и конкретно опишите оказываемые услуги (или выполняемые работы) и их конечный результат.
Прозрачность оплаты
Вознаграждение самозанятому должно быть привязано к конкретным результатам выполненной работы или оказанной услуги. Ежемесячные платежи фиксированной суммы без детализации — это один из главных "красных флагов" для ФНС. В чеках и актах выполненных работ всегда подробно указывайте, за что именно произведена оплата и как формируется сумма. Формулировки в актах и чеках должны совпадать.
Прекращение сотрудничества
При завершении работы с самозанятым расторгните заключённый договор в соответствии с его условиями и нормами гражданского законодательства. Процедура ничем не отличается от обычного расторжения договора ГПХ.
Ты получишь: